Susana Morales Wedding Planner – Event Planner

¿Con cuánto tiempo de anticipación debo contratar a mis proveedores de boda en estos tiempos de pandemia?

¿Con cuánto tiempo de anticipación debo contratar a mis proveedores de boda en estos tiempos de pandemia?

¿Con cuánto tiempo de anticipación debo contratar a mis proveedores de boda en estos tiempos de pandemia?

¡Hola a todos!

Deseo que desde la ciudad o país que se encuentren, estén seguros y protegidos, en casa. Como ya lo he mencionado son muchas las parejas cuyas bodas se han visto afectadas por esta pandemia y han sido obligadas a reprogramar sus fechas para finales del 2020, todo el 2021 e incluso 2022.

#quedemonosencasa #quedateencasa

Según las encuestas que realicé en las stories de nuestro Instagram, desean que hable sobre el tiempo de anticipación que deben considerar para contratar a sus proveedores de boda, quiero que sepan que me encanta que estén interesados en la organización y planificación de su boda, tomando las precauciones necesarias pues eso les va a ayudar muchísimo en todo el proceso, y más ahora, frente a la situación que vivimos. Les recomiendo que para que tengan toda la información de su boda un solo lugar se compren un cuaderno o planificador de bodas, para mí uno de los más lindos es el “¡Dije que Sí!” Planificador de bodas bonitas creado por Velo de Vainilla y Babel, o si eres más digital les recomiendo crear una carpeta privada y exclusiva para temas de la boda en Drive, Dropbox o alguna otra plataforma de almacenamiento virtual. 

Pues bien, en un escenario normal siempre recomiendo que un tiempo prudente para contratar proveedores es de 12 a 9 meses y dependiendo el proveedor, como máximo 2 meses antes, el orden de análisis, comparación, negociación y contratación de los proveedores va a depender de las prioridades y objetivos mensuales que plantees en su planificación, sea que lo estén organizando solos o hayan tomado la decisión, muy recomendada, de contratar a una Wedding Planner.

Actualmente tenemos una realidad diferente y nunca antes registrada, donde vemos que todos o casi todos los eventos que habían sido programados para el  2020 están siendo reprogramados para el 2021 e incluso para el 2022, lo que causará que los proveedores de bodas se enfrenten a una mayor demanda, analizando esta situación me atrevo a recomendarles aumentar la anticipación de contratación a un mínimo de 18 a 24 meses o incluso llegar a 30 meses, dependiendo la fecha deseada.

¿Cómo considerar ese tiempo si aún no tengo la nueva fecha?

Las parejas que se están enfrentando a la dificultad de no tener una nueva fecha es principalmente porque las iglesias y/o locales donde desean casarse o donde incluso ya hicieron su reservas 2020 no les responden por la cuarentena y/o aún no tienen autorización para reservar fechas 2021 y 2022.

Dicho inconveniente les puede estar dificultando avanzar la planificación y eso les genera más miedo y estrés, entonces les recomiendo lo siguiente: Aprovecha este tiempo para buscar opciones,  solicitar y analizar presupuestos, conocer por videollamada a los proveedores que más les interesen, generar un vínculo y elegir a su proveedor favorito de cada rubro.

Cuando estén en la etapa de conocerlos, en la reunión virtual cuéntenle su duda respecto a la fecha y con su wedding planner, plantéenle que en el caso de ser el proveedor elegido deseas hacer un contrato colocando una fecha tentativa, pero que se especifique en el mismo que dicha fecha puede cambiarse sin ninguna penalidad, cuando definas con la iglesia y/o local, que probablemente sea en las 2 primeras semanas posteriores al levantamiento de la cuarentena o conforme se vaya reactivando los sectores involucrados. Asimismo te recomiendo que también coloquen en el contrato que ante un Estado de emergencia o ampliación de éste que impida la realización de la boda en la fecha otorgada, pues el proveedor se encuentra obligado a cambiar la fecha sin el cobro de alguna penalidad, ya que esta situación no depende de ustedes. Con estas anotaciones en el contrato tendrán tranquilidad y seguridad para ir eligiendo y reservando a su proveedor favorito y que se conviertan en su prioridad, siempre coordinando ambas partes la disponibilidad.

¿Cuál es el orden para contratar a mis proveedores o a quienes contratar primero?

Generalmente los primeros proveedores en contratarse son iglesia y locación, luego dependiendo de las prioridades específicas de su boda pueden ser catering, fotografía, video o música, considero que no existe un orden estrictamente marcado pues éste debe ser marcado por sus prioridades, las cuales deben ser personalizadas.

Les recomiendo que lo conversen en pareja, y con ayuda de tu Wedding Planner, si es que la tuvieran, definan las prioridades y armen un plan de trabajo donde consideren una anticipación mínima de 18 a 24 meses tomando las prevenciones arriba mencionadas en los contratos.

¿Qué ventajas o beneficios recibirías al tener una planificación con un mayor plazo de anticipación?

Pues considero que son muchas, les voy a contar las más importantes:

♥ Mejor negociación

Dada la coyuntura podrás acceder a algún descuento que ofrezca el proveedor, o podrías plantearselo . Les recomiendo considerar que la negociación debe ser justa y que permita al proveedor mantener el estándar de calidad que deseas.

♥ Acceder a precios de contrato 2020

Constantemente invertimos en el mejoramiento de nuestro negocio, con cursos, capacitaciones, renovación de equipos, procesos de digitalización, etc, por lo cual las tarifas cada determinado tiempo tienen un justo incremento económico que lo determina cada proveedor según su criterio, al reservar con mayor anticipación les permite disfrutar de todos esas mejoras y beneficios respetando el precio vigente en el momento de la contratación, a mayor anticipación, mayores beneficios.

♥ Menor porcentaje de separación

Al tener un mayor plazo puedes reducir el monto o porcentaje de separación de su proveedor elegido, lo cual les ayudará económicamente.

♥ Programar sus pagos en cuotas más pequeñas

Al tener más tiempo de planificación, podrás fraccionar en cuotas más pequeñas los pagos, haciendo que sea más beneficioso para su presupuesto.

♥ Ayudar a mantener “vivas” las pequeñas y medianas empresas

Ésta situación afecta a todos y los negocios del rubro de bodas están siendo muy golpeados ya que tendrán muy pocos eventos en el 2020, mantenerse y mantener a sus colaboradores es un reto muy grande, con sus abonos de reserva puedes ayudarlos a mantenerse este año, así cuando la situación se vaya regularizando estén listos para trabajar y recuperarse económicamente.

♥ Ahorrar a largo plazo

Les recomiendo que puedas averiguar y evaluar las opciones de ahorro, depósitos a plazo o fondos mutuos que brindan los bancos que además de ahorrar mes a mes te pueden generar una rentabilidad que ayude a su presupuesto.

De todo corazón deseo que al compartirles esta información, en primer lugar les de calma, y por supuesto también sea de mucha utilidad para disfrutar su proceso de planificación, mucho más informada.

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Un abrazo y sigamos quedándonos en casa.
Firma de Susana Morales para el blog de Su
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